Как исправить ошибку в нотариальном документе

Неточность в фамилии, реквизитах паспорта, адресе или сведениях о недвижимости может помешать принять документ в банке, Росреестре, налоговом органе или другой организации. Порядок действий зависит от места возникновения ошибки и ее влияния на содержание документа.

Нотариус изучает выданный документ, запись в Единой информационной системе нотариата и материалы совершенного действия. По результатам проверки можно определить, допустимо ли техническое исправление, требуется ли изменить исходные сведения или нужно совершить новое нотариальное действие.

Где могла появиться неточность

Сначала необходимо установить источник расхождения. Ошибка может содержаться:

• в тексте нотариального документа;
• в записи реестра нотариальных действий;
• в паспорте, актовой записи ЗАГС, выписке ЕГРН или другом исходном документе;
• в сведениях банка, Росреестра или налогового органа, куда документ уже представлялся.

Например, в свидетельстве о праве на наследство указана дата рождения из действовавшего свидетельства ЗАГС. Позднее актовую запись исправили. Такое изменение само по себе не подтверждает техническую ошибку нотариуса. После исправления исходного документа нотариус проверит, можно ли скорректировать ранее выданное свидетельство по статье 45.1 Основ законодательства РФ о нотариате или потребуется другое нотариальное действие.

Какие ошибки можно исправить в документе

Техническим исправлением можно устранить описку, опечатку, грамматическую или арифметическую ошибку, если сохраняется правовое содержание документа и не затрагиваются права других людей и организаций.

Правовое содержание показывает, кому и какие права предоставляет документ. Например, доверенность может разрешать представителю подать заявление, подписать договор или получить деньги.

Основания для исправления могут возникнуть при следующих неточностях:

• пропущена или добавлена буква в фамилии;
• неверно внесена цифра из реквизитов паспорта;
• допущена опечатка в адресе;
• неправильно указаны номер или дата документа;
• имеется арифметическая ошибка в сумме;
• допущена опечатка в кадастровом номере, при этом из материалов дела однозначно определяется нужный объект.

Кадастровый номер идентифицирует конкретную недвижимость. Замена цифры допустима только при подтвержденной опечатке. Если исправление приведет к указанию другого объекта, изменится содержание документа и потребуется оформление нового документа.

Например, в доверенности пропущена цифра в номере паспорта представителя, а копия паспорта в материалах нотариального действия содержит верные реквизиты. Нотариус сопоставит сведения и определит возможность исправления.

Как оформляется техническое исправление

Заявитель представляет нотариусу документ с ошибкой и бумаги, подтверждающие правильные сведения. Нотариус проверяет материалы и устанавливает, соответствует ли неточность требованиям статьи 45.1 Основ законодательства РФ о нотариате.

Обычно процедура включает:

• обращение заявителя или представителя;
• проверку документа и материалов совершенного действия;
• сопоставление правильных сведений;
• определение характера ошибки;
• оформление исправления;
• внесение информации в реестр нотариальных действий.

Исправление оговаривается в конце удостоверительной надписи. Первоначальный текст должен оставаться читаемым. Если документ подписывал заявитель или его представитель, исправление подтверждается подписью соответствующего лица, подписью нотариуса и печатью. В документе, подписанном только нотариусом, исправление подтверждает нотариус.

Когда нужно оформить новый документ

Техническое исправление не используется для изменения ранее выраженной воли или предоставленных прав. Новая доверенность, соглашение или другое нотариальное действие потребуется, когда заявитель хочет:

• расширить полномочия представителя;
• изменить срок или содержание доверенности;
• заменить участника или объект;
• изменить условия договора;
• распорядиться имуществом другим способом;
• составить новое завещание.

Например, доверенность разрешает представителю только подать документы в Росреестр. Позднее собственник решил предоставить ему право подписать договор продажи квартиры и получить оплату. Для этого оформляется новая доверенность.

При изменении условий нотариального договора стороны могут заключить дополнительное соглашение. Его форма зависит от первоначальной сделки и содержания изменений.

Арифметическая ошибка и права других лиц

Особый порядок применяется, когда арифметическая ошибка влияет на права третьих лиц — людей или организаций, чье положение изменится после исправления.

Например, размеры наследственных долей определены правильно, однако при переводе долей в числовое значение допущена арифметическая ошибка. Ее исправление изменит показатели в свидетельствах других наследников.

В такой ситуации нотариусу требуется письменное согласие каждого лица, чьи права затрагиваются. При отсутствии согласия исправление производится на основании судебного решения.

Если нотариус неправильно определил сам круг наследников или размер положенных им долей, такая ситуация выходит за пределы обычной арифметической ошибки.

Ошибка только в записи ЕИС

Иногда нотариальный документ составлен правильно, а при регистрации действия в Единой информационной системе нотариата внесены неверные сведения. В этом случае исправляется реестровая запись.

По требованию заявителя или его представителя такая ошибка исправляется в течение трех рабочих дней после поступления обращения. Этот срок относится только к записи в ЕИС. Продолжительность проверки ошибки в самом нотариальном документе зависит от обстоятельств и объема необходимых материалов.

Если документ уже использовали

После предъявления документа неверные сведения могли попасть в ЕГРН, реестр юридических лиц или банковскую систему. Исправления нотариального документа иногда недостаточно: потребуется обратиться в организацию, которая внесла сведения в свой реестр.

Например, ошибка из свидетельства о праве на наследство перешла в ЕГРН. Сначала нотариус определяет порядок исправления свидетельства. Затем решается вопрос о корректировке сведений о недвижимости.

Если изменение сведений ЕГРН способно затронуть права собственника, приобретателя, залогодержателя или другого лица, реестровая ошибка исправляется на основании решения суда.

Что принести нотариусу

Для проверки желательно подготовить:

• нотариальный документ с неточностью;
• паспорт заявителя;
• документы с правильными сведениями;
• бумаги, которые использовались при первоначальном оформлении;
• доверенность представителя.

Если полномочия нотариуса прекращены, следует обратиться в нотариальную палату региона. Там сообщат, куда переданы документы и архив, а также в каком порядке можно подать обращение.

Для проверки доверенности, свидетельства, согласия, договора или другого документа можно обратиться к нотариусу. Он сопоставит сведения и определит, подойдет ли техническое исправление или потребуется новый документ.

Вопросы и ответы

Может ли исправление внести любой нотариус?

Обращаться необходимо к нотариусу, который совершил действие и располагает его материалами. При прекращении его полномочий порядок обращения уточняют в нотариальной палате региона.

Можно ли действовать через представителя?

Да, если доверенность содержит полномочия на подачу обращения и участие в оформлении исправления. Нотариус проверит объем полномочий представителя.

Нужно ли присутствие всех участников договора?

При обычной опечатке участие всех сторон требуется не всегда. Если исправление затрагивает условия договора или права участников, нотариус определит, чьи подписи и согласия необходимы.

Может ли письменное разъяснение заменить исправление?

Разъяснение помогает понять содержание документа, но не изменяет ошибочные реквизиты. Для устранения неточности применяется установленный порядок исправления либо оформляется новый документ.