Банковская карточка с образцами подписей у нотариуса: когда нужна и как оформить

Банковская карточка с образцами подписей и оттиска печати нужна организации, когда банк обслуживает счет с использованием бумажных распоряжений. По такой карточке банк сверяет подписи лиц, которые вправе подписывать бумажные распоряжения о переводе денежных средств по счету. Если организация использует печать при оформлении банковских распоряжений, в карточке указывают ее оттиск.

Карточку можно оформить в банке или у нотариуса. Нотариальное удостоверение подписи требуется, когда подписанты не приходят в банк лично, счет открывается удаленно или банк просит передать карточку в составе бумажного комплекта документов. Подробнее о том, как нотариус удостоверяет банковскую карточку с образцами подписей, читайте в статье.

Когда организации нужна банковская карточка

Карточка с образцами подписей используется для проверки бумажных распоряжений по счету. Если распоряжения оформляются без бумажных документов или составляются и подписываются самим банком, карточка может не представляться. При полностью электронном обслуживании банк может использовать электронную подпись и другие способы подтверждения распоряжений.

Банковская карточка может понадобиться, когда компания:

• открывает расчетный счет;
• передает в банк бумажные платежные документы;
• открывает счет дистанционно, но банк просит бумажный комплект;
• меняет директора;
• назначает главного бухгалтера;
• передает право подписи другому сотруднику;
• меняет печать;
• обновляет ранее оформленную карточку;
• оформляет доступ к счету для филиала или обособленного подразделения.

Например, ООО открывает расчетный счет без визита директора в офис банка. Банк просит прислать карточку с образцом подписи руководителя. Директор обращается к нотариусу, подписывает карточку в его присутствии, после чего организация передает документ в банк.

Почему карточку заверяет нотариус

Нотариус свидетельствует подлинность подписи лица, указанного в банковской карточке. Это означает, что нотариус установил личность подписанта и подтвердил, что подпись на карточке поставил именно этот человек.

При этом банк самостоятельно решает, подходит ли карточка для конкретного счета, какие лица допускаются к распоряжению деньгами, нужны ли дополнительные документы и как будут проверяться платежные распоряжения. Нотариальное удостоверение подписи подтверждает сам факт подписания карточки конкретным лицом, а банковские полномочия оцениваются банком по его правилам и договору счета.

Например, компания хочет включить в карточку финансового директора. Нотариус проверит его паспорт и документы, подтверждающие право подписать карточку. После передачи карточки банк дополнительно проверит, допускает ли его внутренний порядок распоряжение счетом таким сотрудником.

Когда можно оформить карточку без нотариуса

Если директор, главный бухгалтер или другой подписант приходит в банк лично и ставит подпись в присутствии уполномоченного работника банка, нотариальное удостоверение обычно не требуется. Банк сам устанавливает личность подписанта, проверяет полномочия и принимает карточку по своему порядку.

Перед обращением к нотариусу нужно уточнить в банке:

• принимает ли банк нотариально удостоверенную карточку;
• какой бланк карточки нужно использовать;
• сколько подписей должно быть в карточке;
• используется ли печать в банковских распоряжениях;
• какие документы подтвердят полномочия подписантов;
• можно ли передать карточку почтой или курьером;
• нужен ли оригинал или банк принимает копию для предварительной проверки.

Например, директор находится в другом регионе, а счет открывается в банке по месту нахождения общества. Банк согласен принять нотариально удостоверенную карточку. В такой ситуации директор может подписать карточку у нотариуса по месту своего нахождения и передать ее в банк без поездки в отделение.

Кто может быть указан в карточке

В карточку включают лиц, которые получают право подписывать бумажные распоряжения по счету. Конкретный состав подписантов зависит от правил банка, структуры организации и внутренних документов клиента.

Обычно в карточке могут быть указаны:

• генеральный директор или управляющий;
• главный бухгалтер;
• заместитель директора;
• финансовый директор;
• руководитель филиала;
• сотрудник, которому предоставлено право подписи;
• представитель по доверенности, если банк допускает такой порядок.

Количество подписей и порядок их использования нужно согласовать с банком. В одних случаях банк принимает подпись только директора, в других требует две подписи или отдельное указание лиц с правом первой и второй подписи.

Например, платежные документы ООО подписывают директор и главный бухгалтер. Оба приходят к нотариусу с паспортами и документами общества, ставят подписи в карточке, а нотариус удостоверяет подлинность каждой подписи.

Какие документы подготовить

Форма карточки определяется банковскими правилами, поэтому перед визитом к нотариусу нужно взять именно тот бланк, который принимает конкретный банк. Некоторые банки используют собственные шаблоны и требования к заполнению.

Обычно для оформления могут понадобиться:

• паспорт каждого подписанта;
• устав организации;
• сведения из ЕГРЮЛ;
• решение или протокол о назначении директора;
• приказ о назначении главного бухгалтера;
• приказ или доверенность на сотрудника с правом подписи;
• банковская карточка без заранее проставленных подписей;
• печать организации, если она используется при оформлении банковских распоряжений.

Например, организация хочет включить в карточку заместителя директора. До визита нужно подготовить приказ или доверенность, где указано его право подписывать банковские документы. Если полномочия не подтверждены, банк может не принять карточку для распоряжения счетом.

Как проходит оформление у нотариуса

Оформление начинается с проверки документов. Нотариус устанавливает личности подписантов, проверяет документы организации, полномочия лиц, которые ставят подписи, и соответствие карточки представленным сведениям.

Обычно порядок такой:

• подписанты приходят к нотариусу с документами;
• нотариус проверяет паспорта и полномочия;
• карточка заполняется по требованиям банка;
• подписи ставятся в присутствии нотариуса;
• при необходимости проставляется оттиск печати;
• нотариус свидетельствует подлинность подписей;
• организация передает карточку в банк.

Для нотариального свидетельствования подписи карточку подписывают в присутствии нотариуса. Если подпись уже проставлена заранее, нотариус попросит оформить новый экземпляр или подписать документ заново.

Например, директор заранее распечатал банковскую карточку и принес ее уже подписанной. Для нотариального удостоверения потребуется поставить подпись на новом экземпляре в присутствии нотариуса.

Когда карточку нужно заменить

Карточка используется банком до тех пор, пока сохраняются данные о подписантах, печати и порядке распоряжения счетом. Если в компании меняются лица, имеющие право подписи, или меняется печать, банк обычно просит оформить новую карточку.

Карточку обновляют, когда:

• назначен новый директор;
• сменился главный бухгалтер;
• добавили нового подписанта;
• исключили прежнего подписанта;
• изменилась печать;
• изменились полномочия лиц по счету;
• банк потребовал обновить документы;
• компания меняет порядок работы с бумажными распоряжениями.

Например, прежний директор уволился, а новый руководитель назначен решением участника. Старый образец подписи больше не подходит для распоряжений по счету. Перед подачей бумажных платежных документов нужно оформить новую карточку и передать ее в банк.

Карточка при удаленном открытии счета

При дистанционном открытии счета банк может запросить нотариально удостоверенную карточку, если в комплекте нужны бумажные образцы подписей. Это часто связано с тем, что директор или подписанты находятся в другом городе, а банк принимает документы без личного визита.

Если счет открывается и обслуживается полностью электронно, банк может использовать электронные подписи, коды подтверждения и иные способы идентификации. Тогда карточка с образцами подписей может не потребоваться.

Например, фирма открывает счет удаленно. Банк просит направить устав, решение о назначении директора и карточку с нотариально удостоверенной подписью. Нотариус удостоверяет подпись директора на карточке, а дальнейшее открытие счета проходит по банковским правилам.

Если вашей компании нужно оформить банковскую карточку с образцами подписей, открыть счет удаленно, заменить карточку после смены директора или подтвердить подписи лиц с правом распоряжения счетом, можно обратиться к нотариусу за консультацией по документам и порядку удостоверения подписи.

Вопросы и ответы

Банковская карточка нужна каждой организации?

Нет. Карточка нужна, если банк требует образцы подписей для бумажных распоряжений по счету. При полностью электронном обслуживании банк может использовать другой порядок подтверждения операций.

Можно ли подписать карточку заранее?

Для нотариального свидетельствования подписи карточку подписывают в присутствии нотариуса. Если подпись уже стоит на документе, потребуется оформить новый экземпляр или подписать документ заново.

Обязательно ли ставить печать в карточке?

Оттиск печати включают в карточку, если организация использует печать при оформлении банковских распоряжений. Если печать не применяется, порядок нужно уточнить в банке.

Может ли подписантом быть сотрудник по доверенности?

Да, если документы организации и правила банка допускают передачу права подписи такому лицу. Нотариус проверит доверенность, а банк отдельно оценит полномочия для распоряжения счетом.

Кто решает, сколько подписей должно быть в карточке?

Количество подписей и порядок их использования определяются правилами банка, договором счета и документами организации. Перед оформлением карточки нужно уточнить требования в банке.

Нужно ли менять карточку при смене директора?

Да, если прежний директор был указан в карточке как лицо с правом подписи. Новый руководитель должен представить свой образец подписи в порядке, который принимает банк.