Как получить дубликат нотариального документа у нотариуса

Нотариальные документы часто нужны спустя годы после оформления. Доверенность, брачный договор, завещание, соглашение, свидетельство о праве на наследство или договор дарения могут понадобиться для банка, суда, регистрации права, наследственного дела или сделки с недвижимостью.

Если оригинал утрачен, вопрос решают через выдачу дубликата. Такой документ выдают при наличии законных оснований и только тем лицам, которые имеют право его получить. Подробнее о том, как нотариус выдает дубликат нотариального документа, читайте в статье.

Что такое дубликат нотариального документа

Дубликат — это повторно выданный нотариальный документ, который оформляется взамен утраченного оригинала. Его выдают по документу, экземпляр которого хранится в делах нотариуса или в нотариальном архиве.

Дубликат нужен, когда нотариальный документ был оформлен ранее, но у человека больше нет своего экземпляра. Например, наследник потерял свидетельство о праве на наследство, а теперь ему нужно подтвердить право на имущество для регистрации или обращения в банк. Если документ относится к тем, по которым допускается выдача дубликата, заявитель может обратиться к нотариусу или в архив.

Какие документы можно восстановить

Дубликат выдают не по любому документу. Закон предусматривает определенный перечень нотариальных документов, по которым возможна повторная выдача.

Обычно речь идет о дубликатах:

• документов, выражающих содержание нотариально удостоверенных сделок;
• нотариальных свидетельств;
• исполнительных надписей.

На практике это могут быть брачный договор, соглашение об уплате алиментов, договор дарения, договор займа, соглашение о разделе имущества, свидетельство о праве на наследство, свидетельство о праве собственности, исполнительная надпись.

Например, супруги оформили брачный договор у нотариуса, затем один экземпляр был утрачен при переезде. Если экземпляр договора хранится в делах нотариуса или архиве, заинтересованное лицо может обратиться за дубликатом при наличии права на его получение.

Кто вправе получить дубликат

Дубликат нотариального документа выдают ограниченному кругу лиц. Это связано с нотариальной тайной и содержанием самого документа. Посторонний человек не может получить чужой нотариальный документ только потому, что ему интересно его содержание.

По общему правилу обратиться за дубликатом могут:

• лицо, от имени или по поручению которого совершалось нотариальное действие;
• представитель такого лица при наличии полномочий;
• правопреемник;
• иные лица в случаях, прямо предусмотренных законом.

Например, гражданин оформлял у нотариуса договор займа и потерял свой экземпляр. Он может обратиться за дубликатом как лицо, участвовавшее в нотариальном действии. Если вместо него обращается представитель, в доверенности должны быть полномочия на получение такого документа.

Особые правила для завещаний

С завещаниями действует специальный порядок. Пока завещатель жив, сведения о завещании и его содержание охраняются тайной. Наследник, даже если он предполагает, что указан в завещании, не может получить дубликат при жизни завещателя.

После смерти завещателя дубликат завещания может быть выдан лицам, указанным в законе: наследникам, указанным в завещании, отказополучателям, исполнителю завещания. При обращении потребуется подтвердить смерть завещателя и право заявителя на получение документа.

Если нотариус уже не работает

Документы, оформленные много лет назад, могут храниться не у того нотариуса, к которому человек обращался изначально. Нотариус мог прекратить полномочия, передать архив другому нотариусу или в нотариальный архив нотариальной палаты.

В такой ситуации документ можно искать через архив. Заявитель обращается к нотариусу, которому переданы дела, либо в нотариальный архив нотариальной палаты. Архивная копия в предусмотренных случаях имеет значение дубликата.

Например, человек потерял старый договор на дом, оформленный у нотариуса много лет назад. Нотариус уже не ведет практику. Это не закрывает возможность восстановления: нужно выяснить, куда передан архив, и обратиться туда с заявлением.

Дубликат старого договора на недвижимость

Отдельное значение имеют старые документы на здания и строения. Закон допускает выдачу дубликата договора, по которому прежний собственник приобрел или построил здание либо строение, лицу, подтвердившему свое право собственности на этот объект.

Такая ситуация встречается при оформлении старых домов, дач, хозяйственных построек, документов для регистрации или уточнения прав. Нотариусу или архиву потребуется подтвердить связь заявителя с объектом.

Например, нынешний собственник дома восстанавливает документы для регистрационных действий. Если ранее был нотариально удостоверенный договор, по которому объект приобретался прежним собственником, заявителю нужно подтвердить свое право на этот объект и возможность получения дубликата.

Какие документы подготовить

Точный перечень зависит от вида документа и статуса заявителя. Перед обращением нужно собрать сведения, которые помогут найти нотариальное действие и подтвердить право на получение дубликата.

Обычно требуются:

• паспорт заявителя;
• письменное заявление о выдаче дубликата;
• сведения о нотариальном документе: дата, вид документа, фамилия нотариуса, реестровый номер, если он известен;
• документы, подтверждающие право на получение дубликата;
• доверенность представителя, если обращается представитель;
• документы о правопреемстве, наследовании или праве собственности, если они нужны в конкретной ситуации.

Дубликат и нотариально заверенная копия

Дубликат и нотариально заверенная копия выполняют разные задачи. Дубликат выдают взамен утраченного нотариального документа, если экземпляр хранится у нотариуса или в архиве и закон допускает его повторную выдачу.

Нотариально заверенная копия подтверждает соответствие копии представленному оригиналу. Для такого действия оригинал должен быть у заявителя на руках. Если оригинал утрачен, сначала нужно разобраться, возможна ли выдача дубликата или архивной копии.

Например, человек принес нотариусу оригинал договора и хочет подготовить заверенную копию для банка. Это одна ситуация. Если оригинал утрачен, а договор был удостоверен нотариально и хранится в делах нотариуса, вопрос решают через получение дубликата.

Как проходит выдача дубликата

Процедура начинается с заявления. Нотариус или сотрудники архива проверяют, относится ли документ к тем, по которым возможна выдача дубликата, сохранился ли экземпляр, имеет ли заявитель право на получение и какие подтверждающие документы представлены.

Обычно порядок включает несколько шагов:

1. Заявитель обращается к нотариусу или в архив.
2. Подает заявление о выдаче дубликата.
3. Представляет паспорт и подтверждающие документы.
4. Нотариус проверяет право заявителя.
5. Находится экземпляр документа в делах или архиве.
6. Выдается дубликат либо разъясняется причина отказа.

Если вам нужно восстановить нотариальный документ, получить дубликат договора, завещания, свидетельства, соглашения или исполнительной надписи, можно обратиться к нотариусу за консультацией по порядку обращения и документам.

Вопросы и ответы

Можно ли получить дубликат чужого нотариального документа?

Дубликат выдают только лицам, которые имеют право на его получение по закону: участникам нотариального действия, их представителям, правопреемникам или иным специально указанным лицам.

Можно ли получить дубликат завещания при жизни завещателя?

Наследник не может получить дубликат завещания при жизни завещателя. После смерти завещателя такое право может возникнуть у лиц, указанных в завещании, отказополучателя или исполнителя завещания.

Что делать, если нет даты и номера документа?

Нужно сообщить нотариусу все известные сведения: вид документа, примерную дату, фамилию нотариуса, участников, объект или содержание действия. Поиск может занять больше времени, но отсутствие всех реквизитов само по себе не всегда делает обращение невозможным.

Можно ли получить дубликат через представителя?

Да, если у представителя есть надлежащие полномочия. В доверенности должно быть указано право обратиться за дубликатом и получить соответствующий нотариальный документ.

Чем архивная копия отличается от дубликата?

Если документ хранится в нотариальном архиве после прекращения полномочий нотариуса, архивная копия в предусмотренных случаях имеет значение, равное дубликату. Порядок зависит от того, где хранится документ и кто обращается.

Можно ли восстановить нотариально удостоверенный договор дарения?

Да, если экземпляр договора хранится в делах нотариуса или архиве и заявитель относится к лицам, имеющим право получить дубликат. Нотариус проверит документы и основания обращения.